Premessa

Data la vastità dell’argomento questo testo tratterà solo gli aspetti principali utili a conseguire lo scopo che è quello di enunciare i principi di base che costituiscono le fondamenta di una presentazione efficace sui temi HSE. Questi aspetti di base verranno presentati in forma di “3 topics”, ovvero i 3 punti più rilevanti. La presente trattazione è da intendersi come una raccolta di suggerimenti che vengono proposti sulla scorta di molti anni di esperienza nel presentare le tematiche HSE. Non vi è nessuna pretesa di esaurire in maniera semplicista un argomento così complesso ed articolato; necessariamente si è cercato di schematizzare i principi di base per l’utilità dei lettori. Non si affronteranno le varie qualità dell’oratoria bensì in sintesi semplici aspetti di base della tecnica di presentazione. Viene dato per assunto che per presentazione si intenda quella “frontale” in cui il presentatore si rivolge mediante l’ausilio di alcuni semplici mezzi ad un uditorio che è parte interessata agli argomenti presentati.

Cosa si intende nel contesto HSE con presentazione efficace?

Una presentazione che:

(I) raggiunga lo scopo prefisso

(II) sia comprensibile; facile da ricordare e applicare

(III) sappia motivare, di utilità pratica per l’uditorio

Prima di approfondire questi 3 punti rilevanti chiediamoci: quali presentazioni ricordo con piacere? Oppure quali ricordo per la loro efficacia o utilità? Sono certo che, oltre al carisma e all’arte oratoria di chi ci ha presentato l’argomento, le presentazioni che ricordiamo sviluppavano bene questi 3 concetti.

Anche noi vorremmo influire positivamente su chi ci ascolta non è vero? Per raggiungere questo successo passiamo quindi ad approfondire la tematica.

(I) Raggiungere lo scopo

Per meglio individuare lo scopo possiamo chiederci: quale è l’obiettivo da raggiungere, il bersaglio da colpire? Cosa vorrei che “si portassero a casa” i partecipanti alla mia presentazione?

Per farlo con successo occorre determinare i fattori che costituiscono il perimetro dell’argomento da trattare: le condizioni quadro. Dobbiamo quindi porci delle domande simili a queste 3 principali:

  • come: con quali strumenti, nozioni o informazioni-chiave? In quale forma? Con quali ausili? (ad esempio: video, immagini, tabelle, grafici, test, esercizi di gruppo…)

  • tempistiche: quanto tempo ho a disposizione per trattarli? Come devo ripartire il tempo?

  • uditorio: chi sono i partecipanti/ascoltatori? Li conosco? Quali informazioni possono essere per loro di utilità pratica? Quali aspettative realistiche dimostrano verso la presentazione?

Sulla scorta delle risposte ci sarà possibile impostare efficacemente le basi di una buona presentazione; viceversa se non abbiamo ben individuato il perimetro il risultato sarà poco produttivo.

(II) Essere comprensibile; facile da ricordare e applicare

1 – Comprensibile

Per essere comprensibile una presentazione deve essere calibrata sulla grande maggioranza degli ascoltatori senza trascurare di apportare elementi utili a tutti. Per questo i termini e i vocaboli utilizzati devono essere noti all’uditorio oppure devono essere spiegati. I concetti devono essere approfonditi adeguatamente; un buon contatto visivo con l’uditorio, la sua partecipazione o coinvolgimento e domande appropriate, tali da generare preziosi feedback degli ascoltatori, permetteranno di notare le loro reazioni e “correggere il tiro”.

I più comuni errori che sono stati incontrati nell’esperienza

Mancare di empatia (non sapersi calare nei panni dell’uditorio), voler includere troppi temi per il tempo a disposizione, non ripartire bene il materiale nel tempo, raggiungere lo scopo ma a scapito di semplicità e utilità pratica, avere troppi o non sufficientemente chiari scopi o fini; in definitiva non riuscire a soddisfare le aspettative realistiche degli ascoltatori rispetto al tema della presentazione.

2 – Facile da ricordare

Una presentazione diviene più facile da ricordare se viene creato un equilibrio fra parte discorsiva, testo scritto, immagini- video-audio-elementi grafici, parte esperienziale ed esempi pratici. Comprendiamo che questo equilibrio è delicato, un cocktail di numerosi elementi. Normalmente di grande efficacia è il cosiddetto “storytelling”, ovvero il saper narrare esperienze o fatti che abbiano un impatto (anche emotivo) sugli ascoltatori. In effetti vengono ricordate maggiormente le storie, le esperienze o le narrazioni che possiedono un impatto emotivo, tale da coinvolgere emozionalmente gli ascoltatori.

Similmente fare esempi pratici, piccoli test, quiz o esercizi di gruppo, includere brevi parti riassuntive, la ripetizione delle parti-chiave, il saper creare e utilizzare una trama per dare un senso di continuità e altri piccoli “trucchi” del mestiere, utili alla memorizzazione, hanno dimostrato efficacia nell’aiutare a ricordare le parti principali. Più che semplicemente ricevere informazioni gli ascoltatori dovrebbero essere imbarcati con noi in un’esperienza; dovrebbero essere ingaggiati in un percorso di cui sentirsi in qualche modo partecipi.

I più comuni errori che sono stati incontrati nell’esperienza

Enunciare concetti che sono alla portata solo di una minoranza, semplificare o complicare eccessivamente, dare troppi dettagli, utilizzare termini non noti e che non vengono spiegati (non nella lingua locale, acronimi/sigle; troppi, non noti, tecnicismi ecc.), non utilizzare tecniche di memorizzazione. Troppo nozionismo (ovvero un eccesso di dati o informazioni specialmente se fini a se stesse e dall’utilizzo poco immediato).

3 – Facile da applicare

Per facilitare l’applicazione delle informazioni dobbiamo dare evidenza agli aspetti che riguardano il nostro uditorio o i suoi doveri, la sua professione; in pratica il nostro compito in questa fase è quello di riuscire a consegnare a chi ci ascolta gli strumenti per trasportare dalla teoria alla pratica le nozioni impartite.

In questa fase è utile avvalersi di esempi, di case-study, di testimonianze, di piccoli esercizi svolti dai partecipanti, di modelli di esempio o pre-compilati, esperienze di applicazione pratica o altri strumenti che consentano di vedere nel quotidiano, sul campo, come fare.

Normalmente i suggerimenti dettati dall’esperienza di chi è esperto o pratico della materia sono sempre ascoltati e recepiti con attenzione. Per questo è utile avvalersi di terzi nel caso noi non abbiamo la sufficiente autorevolezza; possiamo definirlo un facilitatore dell’applicazione pratica se vogliamo.

I più comuni errori che sono stati incontrati nell’esperienza

Non lasciare al pubblico il tempo di assimilare i concetti per loro nuovi, elevata intensità di informazioni in singole slide, stile di presentazione inadeguato; freddo, nervoso, asciutto, distaccato, accademico, autoritario, cattedratico, non coinvolgente, non empatico; nessuna tecnica di ausilio alla memorizzazione delle parti principali, nessuna applicazione pratica o valore aggiunto utile per trasformare le nozioni in applicazioni sul campo.

(III) Saper motivare, essere di utilità pratica per l’uditorio.

Per motivare chi ci ascolta dobbiamo convincerli dell’utilità delle informazioni che dovremo presentare, della loro fattibile applicazione; in altre parole dobbiamo accompagnarli in un percorso che, partendo dalla necessità del nostro argomento (il “perché ci serve”) lo presenti (il “di cosa si tratta”) arrivando al traguardo dell’applicazione pratica (il “come fare, quali risultati puntare”).

Raggiungeremo più facilmente questo scopo se riusciremo a dare evidenza ai benefici pratici e ai vantaggi che se ne possono ricavare; è sempre meglio essere positivi se vogliamo che chi ci ascolta sia invogliato ad agire. Tuttavia per trasparenza dovremo anche non omettere le sfide o le difficoltà.

Chiediamoci: terminata la nostra presentazione, cosa rimane a chi ci ha ascoltato? Quali vantaggi ne ottiene per avere successo nella sua professione? Ora possiede gli strumenti per gestire meglio l’argomento presentato? Lasciamo loro dei supporti utili all’attuazione? Ad esempio, riferimenti, modelli, schemi, piani delle misure, esempi di applicazioni pratiche e suggerimenti.

Articolo scritto da Danilo Raimondi, Specialista sicurezza e salute, Città di Bellinzona.