«Come, un infortunio? Quando è successo?»

A chiamare l’HSE Manager era stata direttamente la persona coinvolta, che voleva raccontarle quanto era accaduto e capire come procedere; lei, però, di quell’infortunio non sapeva nulla.

L’informazione era arrivata al reparto HR, ma non era previsto un passaggio strutturato verso HSE: nessuno aveva definito quali informazioni dovessero essere condivise, in quali circostanze e con quale finalità.

In quel caso, era stato possibile ricostruire l’infortunio, analizzarne la dinamica, individuare le cause e adottare le misure necessarie. Se gli eventi, però, arrivano all’HSE Manager in modo occasionale, attraverso i racconti delle persone coinvolte, manca la possibilità di vedere il quadro nel suo insieme, e quindi capire cosa sta succedendo nell’organizzazione.

Per questo è fondamentale un dialogo continuo tra le diverse funzioni aziendali, per facilitare lo scambio di informazioni e permettere a ciascuno, in base al proprio ruolo, di mettere in campo azioni coordinate che consentano di garantire maggiore sicurezza sul posto di lavoro.

L’infortunio di cui ho scritto è avvenuto in un ufficio, spesso recepito come “ambiente sicuro”, se paragonato per esempio ai cantieri. Questo però non significa che sia privo di rischi; soprattutto, i numeri raccontano una storia diversa.

In una pubblicazione del 2018 dedicata alla prevenzione negli uffici del settore terziario, la CFSL indicava circa 15.400 infortuni e 74 milioni di franchi di costi assicurativi all’anno. Prendendo come riferimento gli stessi settori a prevalente attività d’ufficio utilizzati dalla CFSL, nel 2024 risultano circa 13.800 infortuni, per un totale di oltre 234.000 giornate indennizzate. (Elaborazione su dati SSUV 2024).

Questi numeri ci ricordano quanto il lavoro d’ufficio meriti una prevenzione strutturata, che richiede un quadro completo della realtà aziendale in cui si opera. Per capire se gli infortuni stanno aumentando, se alcuni eventi si ripetono o se determinate attività richiedono maggiore attenzione abbiamo bisogno di analizzare informazioni complete, che possono arrivare da fonti diverse e su tavoli diversi.

Il reparto HR dispone, per esempio, delle informazioni sulle assenze, sui rientri e sulle conseguenze che un evento ha per la persona e per il gruppo; l’HSE Manager possiede invece le competenze per analizzare gli infortuni, individuare eventuali ricorrenze e definire le misure di prevenzione. Quando le informazioni non sono condivise, ciascuna funzione lavora solo con una parte del quadro.

Collaborare, naturalmente, non significa far circolare indiscriminatamente dati personali. Significa piuttosto capire quali informazioni sono realmente necessarie, a chi servono e per quale scopo; per fare prevenzione possono essere sufficienti la dinamica, la gravità, l’attività coinvolta e dati aggregati sull’andamento degli eventi. Il passaggio diventa più semplice quando HR comprende che cosa serve a HSE per svolgere il proprio ruolo e HSE conosce le esigenze e i vincoli con cui HR gestisce quelle informazioni.

Gli infortuni sono soltanto un esempio.

Molti temi legati alla salute e alla sicurezza negli uffici nascono da scelte organizzative e attraversano naturalmente i confini tra HR, HSE e management.

Pensiamo ad esempio ad un periodo di straordinari introdotto per rispondere ad un picco di lavoro: se il picco si prolunga e lavorare oltre l’orario diventa progressivamente la normalità, chi vede il problema? Il reparto HR vede le ore accumulate e le assenze; il responsabile di Area, che coordina le risorse, conosce le scadenze e la distribuzione delle attività; l’HSE Manager può valutare gli effetti del carico prolungato sulla fatica, sul recupero e sul rischio di errore.

E se una situazione conflittuale tra due colleghi si prolunga e va a coinvolgere il team? Può modificare il clima di lavoro e incidere sulle assenze, sulla collaborazione o sulla disponibilità delle persone a rimanere nell’azienda. Anche in questo caso, ogni funzione riceve segnali diversi della stessa situazione.

Discutere se lo stress appartenga al reparto HR oppure a quello HSE porta facilmente a una disputa sui confini. La domanda più utile da porsi è un’altra: quali elementi possiede ciascuna funzione e quando è necessario metterli in relazione?

HR e HSE svolgono mestieri diversi, con priorità, competenze e vincoli differenti.

Proprio per questo è importante che conoscano abbastanza bene le attività e le responsabilità reciproche da sapere quando possono procedere autonomamente e quando, invece, è necessario confrontarsi.

• Quali informazioni è utile condividere dopo un infortunio?
• Quando una serie di assenze può rappresentare un segnale da osservare anche dal punto di vista della salute sul lavoro?
• Quando un problema individuale inizia ad avere una dimensione organizzativa?
• E quando, al contrario, il coinvolgimento dell’altra funzione non aggiunge nulla?

Uno scambio di questo tipo permette a ciascuna funzione di avere una visione più ampia della singola problematica, interrogando l’altra funzione quando necessario per raccogliere dati e informazioni che servono a prendere misure e azioni più complete, sia in situazioni di contingenza che in ottica di prevenzione. Aiuta, nel complesso, a collaborare meglio quando la situazione lo richiede e ad evitare passaggi e coinvolgimenti inutili quando ciascuna dispone già degli elementi necessari.

Perché la prevenzione non consiste soltanto nel gestire bene il singolo caso. Consiste anche nel riuscire a collegare segnali che, separatamente, possono sembrare poco significativi.